• Новости
• О компании
• Услуги
• Купить программы 1С
• Статьи инструкции по 1С
• Контакты

Расчет экономической целесообразности автоматизации

Часто руководители компаний сворачивают проекты автоматизации, как только видят объем требуемых затрат. На подсознательном уровне они понимают, что автоматизация необходима, но рациональных зацепок для вложения денег в некую компьютерную систему не находят.

В этой статье я постараюсь показать некоторые доступные способы расчета потенциальной прибыли от автоматизации (существуют гораздо более сложные расчеты, но мы их оставим специалистам по консалтингу).

Итак, Вы решили, что пора приобрести систему автоматизации или усовершенствовать уже имеющуюся (как правило, первой появляется система бухгалтерского учета). Первое, что нужно определить, что Вы хотите получить от системы:

• Возможно это оперативный контроль остатков товаров на складах или денежных средств в кассах и на банковских счетах
• Возможно это контроль задолженности клиентов или перед поставщиками
• Возможно, Вам надоело перекладывать кучу бумаг на столе и Вы хотите все это видеть в электронном виде (с пометками о согласовании другими участниками бизнес процесса).

На данном этапе Вы получаете список функций, решение которых доставит Вам моральное удовлетворение, сделает работу более удобной. Но как же посчитать, сколько при такой автоматизации сэкономит компания?

Самый простой способ – посчитать количество времени, которое тратят сотрудники на выполнение своих функций (в том числе и Вы) на данный момент и сколько будет требоваться времени после внедрения системы автоматизации. Дальше простая математика.

Теперь несколько вариантов расчета:

• Можно посчитать время, необходимое для выполнения каждой операции «до» и «после», умножить на средний заработок соответствующих сотрудников, прибавить налоги и мы получаем сумму сокращения затрат за счет использования системы. Нужно заметить, что это ежемесячная сумма, то есть при использовании системы в течение длительного срока каждый месяц Ваша компания будет экономить данную сумму.
• Можно выполнить расчет несколько иначе: освободив время сотрудников, мы можем возложить на них дополнительные функции, что позволит не принимать на работу дополнительный персонал. В этом случае, экономия получается за счет заработной платы дополнительных сотрудников (не нужно забывать об оплачиваемом отпуске), плюс стоимость рабочего места, плюс стоимость сопутствующих расходов (кадровый учет, расчет ЗП, стоимость обслуживания зарплатной карты и т.д.)
• Есть еще один вариант: для работы в хорошо адаптированной системе автоматизации не нужны люди с большими знаниями, достаточно умение нажимать на кнопки мыши. Остальное возьмет на себя система. Это позволит принимать на работу людей с меньшими знаниями и окладом, что также является существенной экономией затрат.

Из вариантов расчета видно, что чем более высокооплачиваемых сотрудников мы автоматизируем, тем большую экономию получаем. Но здесь, к сожалению, тоже есть пределы: машина может облегчить сбор информации и выполнение операций, но принятие решений всегда останется за Вами.

Например:

Вы решили автоматизировать процесс согласования и оплаты счетов, выставляемых Вам поставщиками.
Что происходит без системы автоматизации:

№ действия	Сотрудник	Описание действия	Затрачиваемое время, часов
1	Инициатор оплаты	Получает счет от поставщика (факс, e-mail). Проверяет соответствие заказу	0,25
2	Инициатор оплаты	Распечатывает и передает ответственному за принятие решений об оплате сотруднику (возможно, их несколько)	0,1
3	Согласующий, бухгалтер	Обращается в бухгалтерию для уточнения остатков денежных средств	0,25
4	Согласующий, кладовщик	Обращается на склад для уточнения необходимости закупки или в службу, которая запросила материал	0,25
5	Согласующий, фин.отдел	Находит информацию о ранее запланированных платежах, наличии авансов от покупателя (если товар закупается под отгрузку)	0,25
6	Согласующий	Принимает решение о необходимости оплаты	0,1
7	Согласующий	Информирует инициатора о принятом решении	0,1
8	Инициатор оплаты	Забирает согласованный документ и передает сотруднику, который занимается оплатами	0,1
9	Сотрудник на клиент-банке	Заносит информацию о платеже в клиент-банк (в том числе реквизиты получателя). Отправляет и подписывает документ	0,25
10	Сотрудник на клиент-банке	Сообщает инициатору оплаты номер платежки, распечатывает платежку, если необходимо	0,1
11	Сотрудник на клиент-банке	На следующий день получает информацию из банка о произведенных платежах, пишет e-mail инициатору о прошедшей операции.	0,1

ИТОГО затраты на одну платежку:

№	Сотрудник	Стоимость 1 часа (месячная ставка)	Время, часов	Стоимость, руб
1	Инициатор оплаты	190 (30 000)	0,45	85.50
2	Согласующий	320 (50 000)	0,95	304.00
3	Бухгалтер	160 (25 000)	0,25	40.00
4	Кладовщик	160 (25 000)	0,25	40.00
5	Финансовый отдел	160 (25 000)	0,25	40.00
6	Сотрудник на клиент-банке	160 (25 000)	0,45	72.00
ИТОГО:			1 час 50 минут	581 руб. 50 коп.

Как это может выглядеть в системе автоматизации:

№ действия	Сотрудник	Описание действия	Затрачиваемое время, часов
1	Инициатор оплаты	Получает счет от поставщика (факс, e-mail). Проверяет соответствие заказу	0,25
2	Инициатор оплаты	Заносит информацию о счете в систему (если поставщик постоянный, его реквизиты уже есть в системе; если товар покупается под клиента, вся номенклатура скопируется из счета покупателю). Указываем желаемую дату оплаты	0,25
3	Согласующий	Получает в системе информацию об остатках денежных средств, остатках товаров на складе, ранее запланированных платежах, наличии авансов	0,25
4	Согласующий	Принимает решение о необходимости оплаты, устанавливает признак «согласовано»	0,1
5	Сотрудник на клиент-банке	Нажатием одной кнопки выгружает все согласованные платежи в клиент-банк	0,1
6	Сотрудник на клиент-банке	На следующий день получает информацию из банка о произведенных платежах. Нажатием одной кнопки загружает информацию в систему	0,1

*все заинтересованные лица получают информацию в реальном времени

ИТОГО затраты на одну платежку:

№	Сотрудник	Стоимость 1 часа (месячная ставка)	Время, часов	Стоимость, руб
1	Инициатор оплаты	190 (30 000)	0,50	95.00
2	Согласующий	320 (50 000)	0,35	112.00
3	Сотрудник на клиент-банке	160 (25 000)	0,20	32.00
ИТОГО:			1 час	239 руб. 00 коп.

В итоге,

• получается экономия 345 рубля 50 копеек на одной платежке
• Если в день 10 платежек, в месяце 20 рабочих дней, получается 68 500 рублей в месяц
• Плюс налоги (34%) получается 91 790 рублей в месяц
• В год выходит 1 101 480 рублей

Конечно, суммы примерные и для Вашей компании они будут другими, но порядок полученной экономии не может не впечатлять.

Сколько будет стоить автоматизация этого процесса:

№	Описание затраты	Стоимость
1	Типовая конфигурация 1С:Предприятие 8 «Управление торговлей»	14 500.00
2	Дополнительная лицензия на 10 рабочих мест	34 500.00
3	Установка (при покупке ПО, как правило, бесплатно)
4	Настройка, обучение пользователей (здесь есть масса вариантов. Возьмем самый затратный: отправить 10 человек на недельные курсы по вечерам в учебный центр)	68 000.00
ИТОГО (единовременно):		117 000.00

При этом типовой функционал конфигурации не только покрывает выше перечисленные функции, но и позволяет автоматизировать другие участки компании.

Кто-то может сказать: «у сотрудников просто появится больше времени для перекуров и никакой реальной экономии не получится». Да, так и будет, если не внести изменения в бизнес-процессы компании, если не перераспределить обязанности с учетом внедрения системы автоматизации. Простая покупка ПО не решит проблемы, компьютер может только освободить время сотрудников, а как использовать данное время решаете только Вы сами.