Автоматизация бизнеса на базе 1С:Предприятие

"Как потратить миллион?" или автоматизация против беспорядка.

«Порядок учит время сберегать»
Иоганн Вольфганг Гете

Несмотря на то, что рынок программного обеспечения, направленного на автоматизацию бизнеса, весьма насыщен (что говорит о бурном развитии данной сферы в мировом масштабе), в России еще не сформировалось понимание всей важности, а главное - пользы от внедрения таких инструментов. И это немного странно, ведь, будем честны: за редким исключением, цель любого бизнеса - прибыль. Но даже если прибыль не стоит во главе угла (бизнес ориентирован на стоимость продажи, рост клиентской базы или нужен просто для статуса), то его владелец или управляющий точно хочет видеть стабильность внутренних связей, прозрачность процессов (хотя бы для себя), прогнозируемость финансовой ситуации, наглядность статусов проектов, а главное - эффективность работающей команды. Так вот, поговорим о связи автоматизации с другими аспектами бизнеса.

Давайте представим лишь некоторые типичные для российской компании ситуации:

Ситуация №1:

Финансовый директор хочет получить информацию о приходах денежных средств. Он звонит/пишет начальнику отдела продаж, тот пытается собрать информацию с менеджеров. Менеджеры пытаются вспомнить, кто что оплатил, ищут платежные поручения в почте, звонят в бухгалтерию, звонят контрагентам - словом, у всех появляется "работа". И объем работы прямо пропорционален количеству менеджеров и клиентов в компании.

Ситуация №2:

Начальник отдела продаж Компании, реализующей проекты для клиентов, желает понимать статусы активных проектов. Менеджеры начинают обзванивать типографии, производство, отдел разработок, отдел закупок и отдел маркетинга, чтобы поднять статусы задач. Того нет на месте, этот забыл, этот - в отпуске, этот - забил. Опять у всех есть работа, домой идем поздно, людей не хватает, не справляемся. Что делать? Непонятно!

Ситуация №3:

Согласование договора. Часто компании-поставщики предлагают свой вариант договора, учитывающий специфику деятельности, и мы начинаем согласовывать договор, пересылая его от менеджера к бухгалтеру, к юристу и т.д. Кстати, если Вы этого не делаете, то рискуете рано или поздно «попасть на деньги», при чем Ваши поставщики могут подставить Вас перед большим клиентом и тогда на Вас придется куда большая сумма, чем стоит в контракте с поставщиком. Но если Вы согласовываете договор внутри себя, то точно будете часто напоминать друг другу о нем. Но даже это лечится работой с ежедневником или задачами в том же Outlook, а вот не запутаться в файлах с редакцией договора, гуляющих по электронной почте и папкам серверов....

Ситуация №4:

Приходит период сдавать бухгалтерскую отчетность за очередной квартал... Дальше, надеемся, ничего говорить не нужно?

Итак, представьте, что все ЭТО (и многое другое, ведь есть еще куда более сложные процессы, такие как производство, отгрузки и т.д.) заполняет рабочие дни ваших сотрудников неделя за неделей, год за годом. Кипит работа: все активно что-то делают, пишут письма, звонят, задерживаются на работе по вечерам, получают зарплату и даже премии… Но ситуация все сложнее, оборотных средств не хватает, из-за «факапов» уходят клиенты, не выдерживая напряжения и авралов, увольняются люди, новые сотрудники учатся работать по принципу «как объяснили и как понял», но лучше ситуация не становится. А если Вы не единственный учредитель, то к этому прибавьте акционеров, которые уже наверняка намекают на давно обещанный возврат инвестиций и при каждом удобном случае показывают пальцем на согласованный «на берегу» бизнес-план. Что делать?

"Гораздо важнее знать, что делается, чем делать то, что знаешь".
Боэций

Давайте и дальше будем честными: вам нужна видимость работы или результат? Описанное выше - портрет реального рабочего дня среднестатистической компании в России, если не учитывать потерь на мыслеизлияния сотрудников в интернете на тему правильности ведения политики правительством государства. Или о том, что Айфон не так крут, как Самсунг. Большая часть видимой работы - паразитные процессы, которые сами по себе не несут пользы. Но именно они пожирают время руководителей и младших сотрудников с неукрощаемым аппетитом, а на главное (поиск новых и удовлетворение потребностей текущих клиентов) "нет времени". Потому что есть "более горящие вопросы". Например: «шеф срочно запросил отчет!» (а в компании даже общепринятой формы для отчета нет – вот уж повод потратить час-другой на изобретение формы при каждом запросе от руководства!). Но шефу не нужно, чтобы сотрудники готовили отчет до десяти вечера, пропуская финал чемпионата мира по футболу, который хотели посмотреть с друзьями за бутылочкой «холодненького», - ему нужна информация! Финансово директору нужно лишь понимать, сколько денег придет в этом и следующем месяце, менеджер по проектам должен просто знать состояние всех аспектов проектов, а бухгалтер не должен бегать за всеми в поисках документов и обоснования платежей. Все хотят иметь информацию и способ ее обработки! Только это сделает процессы прозрачными, стабильными и быстрыми, а компанию - надежным партнером для клиентов.
Но как добиться этого?

Как говорили мудрые:

«Истинного уважения достоин тот военачальник, чье войско и в его отсутствие сохраняет строй».

И они, безусловно, были правы. Бизнес требует наличия некоего постоянного автономного механизма взаимодействия всех структур и процессов (т.е. работа без постоянного вмешательства извне). Задумайтесь: если вглядеться в суть любого «факапа», то вы наверняка найдете проблему с коммуникацией между отделами. Откровенное противостояние или простое недопонимание - неважно. Проблемы возникают там, где «уже/еще не моя ответственность». Мы не будем касаться того факта, что сотрудники, которые считают какую-то проблему в компании «не своей» - неправильные сотрудники, т.к подходов к тимбилдингу и мотивации существует много и этот аспект не входит в зону деятельности «Бизнес Технолоджи». Наша задача: найти способ превратить бизнес из футбола ("Я пнул мяч в твою сторону, а как ты его принял - твоя проблема") в механизм, где каждый элемент знает когда, где и как он принимает и отдает воздействие. Хотя и тут истинные ценители футбола смогут указать на четкую и жесткую систему взаимодействия игроков на поле (при чем, у тех команд, что стоят на верхних строках турнирных таблиц!). Но все же футбол - это зрелище, и люди платят, чтобы смотреть красивую игру. Вы готовы платить зарплату своим сотрудникам, чтобы смотреть, как они играют в бизнес, или хотите видеть, как входящий сигнал от клиента превращается в прибыль на счету вашей фирмы?

Современный уровень информационных технологий позволяет достаточно легко решить почти любую проблему. Если раньше такие задачи решались введением многостраничных регламентов, которые сочинялись годами, а потом никем не читались, то сейчас достаточно использовать цифровые технологии. Программа не даст ввести информацию некорректным образом, но потребует только то, что нужно, и в такой форме, в какой это нужно. Она позволит хранить всю информацию и даст по запросу любой отчет с графиками, позволит разделить права доступа на каждый раздел и т.д. Добавьте к этому бурное развитие мобильных приложений и, как следствие, возможность иметь доступ ко всей информации в своем телефоне или планшетном компьютере в любое время дня и ночи и из любого места. Теперь не нужно ждать, когда кто-то вернется из командировки, чтобы дать обратную связь по простейшему вопросу – либо он сможет сделать это удаленно, либо это сделает его автоматически назначаемый заместитель.

«Нововведения подобны новорожденным: на первых порах они необычайно нехороши собой»
Фрэнсис Бэкон

Осталось лишь преодолеть психологический барьер: как для маленькой, так и для большой компании бюджет на закупку и внедрение софта, автоматизирующего бизнес, кажется грабительским, но не грабительство ли - платить зарплату (плюс налоги, плюс рабочее место, парковка, отпуска и т.д.) за неэффективную работу сотрудников? Один лишний менеджер с зарплатой 40000р. в месяц Вам обойдется в год с налогами свыше полумиллиона рублей (плюс площадь под рабочее место, само рабочее место, ПО и пр.)! Нужны еще какие-то расчеты?

Если Вы дошли до этого места, то наверняка хотите понять: что на деле представляет собой автоматизированный бизнес-процесс. Представим на деле. Выше мы писали 4 типовых ситуации, способных занять ваш офис минимум на день ненужной работой. Как бы это могло выглядеть в идеальном мире:

Финансовому директору достаточно открыть программу, которая покажет план и факт по приходам денежных средств, а звонить он будет только чтобы обсудить возможность улучшения ситуации, а это уже и есть бизнес, работа интеллекта на благо компании.
Начальник отдела продаж видит в программе статусы проектов и комментарии в случае нештатных ситуаций. Он будет обращаться к менеджерам только для разбора таких ситуаций. Менеджеры, в свою очередь, оперативно отслеживают по базе данных статусы задач, выполняемых сотрудниками других отелов и компаний-поставщиков, и по факту выполнения задачи могут, например, скачать файлы или получить другую информацию из системы.
Файл договора заведен в систему и напоминает о себе ответственным лицам (или лицам, их заменяющим), рассылая уведомления о том, что они (ответственные лица) должны его согласовать. Система хранит все замечания и правки по договору и автоматически оповещает менеджера о факте согласования или необходимости внести изменений. Звонки и письма - только для обсуждения «как сделать лучше?».
У бухгалтерии есть вся информация по сделкам в электронной системе, т.к. каждый менеджер ведет в ней своих клиентов или поставщиков.

Итак,

мы видим, что в автоматизированной компании время тратится на интеллектуальную работу, на поиск наиболее выгодных способов решения задачи, а в неавтоматизированной компании время уходит на выяснение, «что, где, когда и кто виноват, да и когда это кончится уже?». Нужно ли говорить, что неэффективная работа в нервозной обстановке, ошибки и задержки, раздутый штат и отсутствие оперативности в работе - слишком высокая цена за экономию на автоматизации бизнеса?

И помните:

в современном бизнесе высокий уровень автоматизации компании сам по себе является признаком успешности таким же, как ручка "Parker" на столе руководителя.

P.S.

Единственное, о чем важно предупредить любую компанию перед внедрением систем автоматизации – это то, что автоматизированный беспорядок ничем не лучше неавтоматизированного беспорядка. Прежде, чем начать использование программных средств, нужно разобраться в механизме взаимодействия внутренних отделов компании и в принципах работы с клиентами/поставщиками на семантическом уровне.